イベントを成功へ導く事務局運営のエキスパート

事務局代行サービス

事務局開設まで
最短3
イベントスペース
2,000室保持
ご利用実績
200社以上

こんなお悩み解決します!

  • 人手不足から雑務に追われ、本来の業務に集中できない。

  • イベントを開催したいが、やり方がわからない。

  • サイトやチラシ作成などの集客面は外部に委託したい。

  • イベントの参加者情報から入金まで一括で管理したい。

事務局代行とは

イベントやセミナーの管理から問合せなどの対応、メール配信や資料作成、 データの入力代行など事務局作業を一括して外部会社へ委託し、担当者の負担を減らすためのサービスです。

事務局代行のメリット

①事務作業を軽減し、本業に専念することができます。
②専門的な事務局運営により作業をスピードアップすることができます。
③業務システムが構築されている為、円滑に運営することができます。

TKPの強み

  • 全国2,000室以上の会場手配

    全国に直営会場を運営しています。 社外向けの大規模イベントから社内向けのイベントまで、 大小様々な会場を保有するTKPがお客様に最適な会場をご提案致します。

  • イベント開催の業務を一括サポート

    イベント開催に伴う会場手配からイベント運営までTKPが一括サポート致します。 集客に伴うサイトやチラシの制作などバックオフィス業務も含め、担当者の負担を軽減することができます。

  • コールセンターを活用した電話対応

    イベントに関するお問い合わせも、TKPのコールセンターを利用し、 お客様の業務を軽減致します。常につながる電話環境を提供し、お客様の満足度の向上に努めます。

イベント管理ツール

独自の事務局運営管理ツールを提供

事務局運営をより円滑に進める独自の管理ツールを使用し、お客様のイベントをバックアップ致します。 申込みフォームの作成や、申込状況の確認、入金照合など便利な機能が揃っています。

サービス紹介(一部)

イベント開催の流れ

  • STEP1

    会場手配

    全国に展開している2,000室以上のTKP会場から最適な会場をご提案させていただきます。

  • STEP2

    集客

    貴社セミナー専用サイトの開設やDMの作成により、スムーズに集客と管理が可能です。

  • STEP3

    お問い合わせ対応

    参加者からのお問合せに対応致します。貴社専用の事務局としてオペレーターを配置します。

  • STEP4

    入金照合

    参加者からの参加費用の入金確認、照合を行います。

  • STEP5

    資料印刷等

    当日に使用する資料の印刷や封入、参加者の名札準備などを行います。

  • STEP6

    前日準備

    会場のレイアウトから機材の設置、音響等の準備の他、参加者へのお土産の手配も行います。

  • STEP7

    開催当日

    開催当日はお客様の受付から誘導、運営統括や司会進行まで、全てTKPがフォロー致します。

  • STEP8

    開催後

    参加者に対してお礼状の送付やフォローメール、アンケートのデータ化を行います。

※一部分のみの業務委託にも対応しております。

利用事例

  • 講習会主催もTKPにおまかせ

    課題

    法改正により急遽全国で講習会を行わなければならいが、 開催までの進め方や運営のノウハウがないのでわからない。

    解決方法

    先方には講師のみを手配していただき、その他のすべての業務をTKPが代行。 講習会専用ページや予約受付システムの開設、受講料の入金管理、受講票の発行、 問い合わせ対応、当日の運営と司会進行、修了証の発行、実施報告書の作成など、 事務局としての全ての業務を行った。

  • スタッフを一元管理し業務効率アップ

    課題

    全国で講習会を行っているが、開催地ごとに違う紹介会社を利用している。 毎回業務内容をスタッフに説明するのが大変な作業。東京から出張する社員数も減らしたい。

    解決方法

    1ヶ所でスタッフを一括コントロールし、事前に業務内容を各地のリーダーへ共有。決まったスタッフを配置して業務に慣れさせ、 当日は最低限の確認打合せにした。開催後はスタッフの報告からマニュアルを改善し、 他の地域のスタッフにも共有した。