更新が必要な国家資格の
有資格者向け定期研修
概要
| 概要 | 資格更新に係る講習会の運営 |
|---|---|
| 規模 | 年間4,000名前後 5年間で2万人 |
| スケジュール | 1年に3シーズン開催(2～3週間) |
| 会場 | 全国 (札幌、仙台、東京、名古屋、大阪、広島、四国、福岡、沖縄など) |
課題と解決方法
法改正によって、資格取得者は業務に関する法令、サービスの提供方法や消費者の安全確保、職務に必要な知識・能力の向上を図るため、定期的に資格更新のための研修が必要となりました。
しかし、実施団体としてこのような大規模の研修を行った前例がなく、開催までの進め方や運営のノウハウもなかったことから、課題は山積みでした。
数万人の受講対象者の申し込み状況管理と受講料の収受が必要だが方法や手段が分からない。
トータルイベントプランナーを導入し、お申込状況と受講料の収受状況を一元管理することで進捗状況をすぐに把握することができた。併せて専用WEBサイトを開設し、受講申込をオンラインにすることで24時間受付が可能となった。
全国で開催するための会場確保に相当な手間がかかる。当日のスタッフ人数も足りず、TKPにも手伝ってほしい。
TKP担当者に連絡して全国の会場を一括手配してもらった。必要な備品や運営スタッフの手配もまとめてTKPに業務委託し、大幅に手間を削減することができた。
広範囲にわたる事務局作業が年間を通して発生するが人手が足りない。
(お問い合わせ窓口の設置/運用、研修受講修了者の管理と公的機関への報告、資格更新認定証の発行/発送 等)
運営業務や進捗管理をまとめてTKPへ委託した。
受講者からの電話問合せ対応もすべてTKPが対応してくれた。
最終的に自分たちで手配したのは講師のみだった。
大部分の事務局運営を
TKPに委託することで解決
トータルイベントプランナーの導入
受講者の管理や受講料の入金確認をシステムで行うために、TKPの事務局運営管理ツール「トータルイベントプランナー」を導入しました。
お申し込みサイトの作成
講習の概要や申込みに必要な項目をいただいてから2週間程でリリースしました。
WEBサイトには開催スケジュール・会場ごとの空き状況の照会・申し込みフォームなどの機能を実装しました。
終了した講習会の掲載を落とすなどのメンテナンスも日々対応いたします。
マイページ機能の導入 システム内に申込者単位のマイページ機能を付与することにより、請求書や受講票を各自でダウンロード・印刷可能にしました。キャンセルや氏名の変更等を各自が入力が出来るため、申込者へのサポートに対する人的コストを大幅に削減できました。
請求書の自動発行 WEBサイトより講習会の申し込みがあると、受講料の請求書を自動発行します。支払い期限が過ぎてしまった請求についても未払い督促を行います。
入金確認・照合 振り込み用の口座はお客様ごとに発行されるので、スムーズで正確な入金照合を行います。また、団体でのお申込みも受け付け可能です。複数人分をまとめてお支払いいただけるため、受講者側の手間も軽減されます。
受講者へのサポート
専用のコールセンターを開設し、受講者からの申し込み受付やお問い合わせに対応いたしました。
オペレーションルームはプライバシーマークを取得した万全のセキュリティ体制が敷かれており、拠点も2箇所に分かれているため、万が一回線トラブルが発生しても即座に対応が可能な状態にしております。
お問い合わせのあった電話はすべて記録し、受電報告としてフィードバックします。
当日の運営
以下はあくまでも一例です。ご要望にあわせて柔軟に対応いたします。
会場のセッティング会場の設営、マイクなどの備品の用意・テスト、受付の設置などもすべて対応します。当日の研修のテキストもTKPが人数分用意可能です。
受講者の案内ご来場者の受付業務の他、名札や当日資料などもまとめてご用意致します。また会場エントランスから開催会場までの誘導案内や会場内での座席誘導なども行います。
司会進行開始前の場内アナウンスや会期中の司会進行の他、当日の全体スケジュール管理も行います。
修了証の配布最後にすべての講習が完了した受講者へ修了証を配布します。
公的機関への提出書類となるため、割印・角印など専用フォーマットへカスタマイズしました。